fuente: IBM’s DB2 Magazine, escrito por Priscilla Emery
Es casi seguro que no estaréis toda una noche pensando en el significado de todas las siglas para gestor de contenidos (content manager) y gestor de documentos (document manager). Aún si pretendéis implementar cualquier repositorio de información basado en web, posiblemente mejor sea ordernarlos. Incluso pensar que las líneas de diferenciación están despareciendo, ayuda a conocer cual de esas tecnologías es la correcta para tu proyecto u organización.
La tendencia de marketing del pasado año proclamó que el gestor de documentos (DM) estaba muerto y que las herramientas de gestión de contenidos (CM) estaban ganando la carrera para proporcionar una vía efectiva como forma para gestionar la información en un ambiente web.
Los documentos se presentan en una variedad de formatos (incluyendo MS Word, TIFF, JPEG y PDF). El contenido basado en Web y los documentos media pueden incluir video, Flash, sonido y otros elementos. Básicamente, gestionar contenidos va más allá del conjunto de documentos como para incluir los elementos y objetos que conforman el contenido.
Aunque existen algunas combinaciones de diferentes prestaciones en una variedad de productos, hay aún diferencias que proceden de una herencia CM vs. DM.
Funcionalmente hablando, los sistemas DM almacenan, recuperan y gestionan el conjunto de objetos de información, proporcionando, esencialmente, una librería de documentos o repositorio. Los sistemas DM deben asegurar reusabilidad, compartición del documento (la posibilidad para que la gente revise y actualice el mismo documento),
integridad e intercambio (la capacidad para acceder a documentos entre distintos – y algunas veces incompatibles – repositorios o productos) o fuentes de documentos.
Los prodcutos DM comúnmente llevan:
- Entrada de documentos y procesamiento: creción, indexación, guardado, almacenamiento (creando un contenedor para distintos tipos de objetos), y borrado de documentos en un repositorio.
- Muestra y recuperación de documentos: consultar, búscar, recuperar y mostrar documentos que están en un repositorio o en un conjunto de repositorios relacionados.
- Revisión de documentos y su aprobación: capacidad para soportar anotaciones digitales o firmas digitales
- Servicios de documentación, almacenamiento y administración: configuración de servicios, seguir las trazas, informes, mantenimiento del repositorio del usuario base y acceder a los permisos, capacidad para hacer copia de seguridad y recuperación, impresión, administración de email y de fax.
CM implica gestionar y compartir partes de objetos o documentos u otras fuentes de información entre aplicaciones web y grupos de trabajo. Los sistema CM generalmente separan el contenido actual de sus mecanismos de presentación, haciendo objetos de contenidos reutilizables dentro un abanico de mecanismos de entrega. Los sistema CM necesitan asegurar que la información entregada vía web (u otro mecanismo de distribución) sea relevante y tenga la personalización adecuada para el usuario.
Otros puntos que los sistemas normalmente tienen son la localización (básico para organizaciones que quieren afrontar diferencias regionales culturales dentro de sus clientes base o plantilla interna), comercio electrónico y agrupación de contenidos.
Los elementos centrales que el CM incluye:
- Recopilación: adquisición y autoría de contenido, convertir la información en componentes web compatibles y agregar elementos de contenido para generar una página web o un documento
- Gestión y mantenimiento: indexación, desarrollar metadata, almacenamiento de elemento de contenido, búsqueda, acceso y recuperación de registros, componentes u objetos.
- Publicación: realizar contenidos disponibles en la web, en CDs, para agrupaciones, o en papel